一、申报阶段

1.所有我校教职工（原则上为校编）应邀赴国（境）外参加学术会议、学习研修、合作交流、科研合作等，原则上须提前三个月向对外交流合作部申报，根据“一事一团”原则进行申报，不得拆分团组，其他情况由对外交流合作部根据广东省外事主管部门及学校相关部门最新政策等审查，经同意后再提交出国（境）申报材料。

2.出国（境）申报具体事宜电话详询（020-39352082）。

3.申报时，须向我部提交纸质材料，纸质材料须已由所在部门或学院领导签字、盖章（处级以上干部还需由分管校领导签字）。

具体如下(二选一)：

因公出国（境）申报（三个月以内短期）；因公出国（境）申报（三个月以上长期，留学研修）

具体材料要求：

*外文邀请函及中文翻译件：邀请函应由邀请单位信笺纸打印，并由邀请人亲笔签名落款，内有地址、电话、传真、被邀请人姓名、职务、出访详细日期及天数、日程安排、详细的访问目的、往返机票、食宿、保险等费用承担方等信息（供参考，最终审核和解释权在广东省外办）。

*因公出国（境）任务和预算审批意见表：“预算财务审核意见”栏须经校财务处审核、盖章。

*因公出国（境）的出访天数以北京时间、中国海关的出入境签章日期计算。例：某老师申报的出国（境）时间计划为2019年2月14日出发、出访天数为6天，应于2月14日凌晨00:00-晚23:59间出中国境，须于北京时间19日晚12:00前入中国境出发日期不得早于2月14日，如需推迟出发，根据日期顺延。如未经我部向省外办报备，私自延长在境外时间，我部将上报省外办酌情严肃处理。

*出国（境）留学者，在出国（境）前还需持批件前往人事部办理离校手续。

*出国（境）日期不得早于批件中的出发日期，批件有效期为三个月（以批件所示的出访日期起计）。如需推迟出访或批件过期后出访须向我部上报，由我部向省外办上报酌情处理；如留学期间需延期，须往人事部办理延期手续。

*赴北美国家地区若无有效签证，至少提前七个月提交齐全申请材料。

*赴台湾地区的相关手续请按照省台办最新政策要求办理，具体电话详询（020-39352082）。

二、校内审核阶段

我部就申报材料的出访计划性、必要性、人员构成、行程安排、经费来源等情况，及根据校本年度因公出国（境）计划数、广东省外事主管部门及学校相关部门最新政策要求、外交部最新护签信息等情况进行审查。

各团组必须按审核反馈意见修改、补充申报材料后，将材料电子版以压缩包形式发送至邮箱（gdpuws@gdpu.edu.cn），还需提供身份证正反面信息（正反面分别扫描为一个PDF文件，文件不超过2M）。（压缩包须按格式命名，例：2025-4-1至2026-4-1 XX赴美国学习研修/2025-2-11至2025-2-17 XX等3人赴香港参加国际会议）

申报材料经由我部报校各相关审批单位和校领导审批。

三、公示、政审阶段

因公出国（境）实施信息公开制度，申报的团组通过校内审核后，在校内OA信息公开栏公示5个工作日。如公示无异议，出国团组人员于公示结束后前往相关部门办理政审手续，并将经签字、盖章的备案表送至我部。

四、上报审批阶段

根据广东省外事主管部门的最新政策要求拟定、准备该因公出国（境）团组的相关申报材料，上报外事主管部门审批。出国任务经外事主管部门批准后下达批件至对外交流合作部，由对外交流合作部下达批件（电子版）至相关出国团组人员。

*批件具有一定有效期，具体时限由广东省外事主管部门根据该团组的审批结果标注于批件内。实际出访日期须在批件有效期内进行。

五、护照办理相关问题

1.须持因公护照、因公港澳通行证出国（境）的情况：所有赴国外90天及以内、赴港澳30天及以内的出国（境）任务，须持在规定有效期内的因公证照完成出访。

2.首次办理、过期换新因公护照或因公港澳通行证：请参考广东省因公出国护照签证服务中心网址因公出国护照签证服务指南（http://www.gdfao.gov.cn/bsfw/yingong/bszn/index.html）。

*部分国家或地区仅办理出境证明或落地签，无需签证，请在办理因公护照核验时，与护照窗口工作人员确认，并根据国家最新签证相关政策办理相关证明文件。

3.须持因私护照、签证完成因公出国（境）出访任务的情况：赴国外天数90天以上、赴港澳30天以上，及其他根据广东省外事办最新政策要求不办理因公护照的出国团组，经公示阶段后，即可自行前往广东省公安局出入境管理处办理因私护照、相关签证，无须等待批件下达后再办理。

六、领取护照签证、购买机票

1.取得批件后，因公出国（境）团组方可购买机票、办理借款等相关手续。

2.购买机票、借款、财务报销标准等相关事宜须咨询学校财务处，以学校最新财务相关政策和文件要求为准。

七、行前教育与离校前等手续

（一）行前教育与团组承诺书

1.所有出访团组需在出访前完成行前教育，并签订《广东药科大学因公出国（境）团组承诺书》。

2.办理因公出国（境）借款审核签字时，须持批件和《广东药科大学因公出国（境）团组承诺书》前往我部办理。

（二）出国留学人员的离校、回校手续

1.除完成上述行前教育的学习并签订《广东药科大学因公出国（境）团组承诺书》外，出国留学人员在出国前5个工作日内，还需持有效批件、机票等前往人事部办理留学人员离校手续。

2.在回国后的7个工作日内，需先提交回国登记相关材料，经对外交流合作部审核认定合格后，可前往财务处办理核销手续，并前往人事部办理回校手续。

3.其他重要事项：

①出访时间不得早于批件中“出访时间”的日期（可推迟），出访总天数不得超过批件中“天数”的数字。

②离校时间以实际机票票面时间为准。

③回国登记所需的批件号以我部提供的电子批件为准，出访内容据实填写。

八、出国借款、用汇相关问题

1.所因公出国（境）的借款和用汇（经对外交流合作部办理批件的团组），由对外交流合作部审核出访人数、日期和天数等因公出国（境）任务的相关内容，经对外交流合作部审核无误后盖章、签字。由财务处根据最新财务政策和文件要求，并按照批件批准的出访人数、行程和当天国际汇率等情况，从严审核、确定具体金额，办理借款及用汇。

2.所需的表格、材料（以财务处最新政策和文件要求为准）：

（1）借款单：须按照经费来源部门和财务处的最新政策及文件要求填写完整，并已办完相关部门签字、盖章的借款单。

（2）《因公出国（境）经费、用汇预算申请表》：在学校财务处官网下载最新的《因公出国（境）经费、用汇预算申请表》，经对外交流合作部审核出访人数、日期和天数等因公出国（境）任务的相关内容（以有效期内的批件等相关材料为准），再前往财务处审核金额、办理用汇（以财务处最终审核意见为准）。

（3）因公出国（境）批件（由对外交流合作部在上报阶段结束后提供电子版，自行打印）。

（4）学校财务处要求的其他材料。

九、回国核销办理

所有因公出国（境）人员在回国后在7个工作日内，须先完成回国登记（具体要求及材料下载见“下载中心”栏目），并上交因公护证照至对外交流合作部保管（不含长期留学研修）。

回国登记材料经对外交流合作部审核认定合格后，原则上应在回国后20个工作日内前往财务处办理核销手续。

所需的表格和材料：

1.《因公出国（境）经费报销（核销）单》：在学校财务处官网下载并根据实际情况如实填写。经对外交流合作部审核出国人数、天数、日期等任务相关内容后签字、盖章。持批件前往财务处审核金额并办理核销，并以财务处最终审核意见为准。

*具体标准参考文件：广药大〔2020〕124号《广东药科大学因公临时出国(境)管理规定(修订)》、广东省财政厅外事办印发的《省直党政机关和事业单位因公临时出国经费管理办法》

2.境外住宿、交通等相关费用票据。

3.出国（境）机票电子客票行程单。

4.财务处按照最新政策和文件要求提供的其他材料。

十、因公临时出国（境）违规违纪举报

根据中央文件和省外办政策要求，为进一步做好因公临时出国（境）管理工作，加强对团组事中事后监督管理，强化对违规违纪现象的社会监督，现公布我校因公临时出国（境）违规违纪举报渠道如下：

地址：教学楼C区202室 邮箱：gdpuws@gdpu.edu.cn 电话：020-39352082